Mobile menu

Numune Kabul Prosedürü

NUMUNELERİN VE ANALİZ SONUÇ İŞLEMLERİNİN LABORATUVARDA KAYIT ALTINA ALINMASI

Laboratuvar birimleri, kendilerine numune ulaştıktan sonra ilk iş olarak numune kaydı yaparlar. Bunun için tüm laboratuar birimlerine “Analiz Defteri (P508 EK-3)” düzenlenmiştir. Analiz detay defterlerinde analizi bitmiş numuneler içni yapılan hesaplamalar yer alır. 

Laboratuar birimlerinde analizleri ve tanımlama çalışmaları tamamlanmış numunelerle ilgili deneysel veriler ve hesaplamalar laboratuar personeli tarafından en az aşağıdaki bilgileri içerecek şekilde işlenir;

  • Numune no
  • Numunenin cinsi
  • Numunenin geliş tarihi
  • Numunenin geliş nedeni
  • Analiz başlangıç ve bitiş tarihi
  • Analiz adı, metot adı, sonuçlar ve hesaplamalar
  • Gerekli durumlarda LOD, LOQ, geri kazanım sonuçları ve ölçüm belirsizliği
  • Analizi yapan personelin adı, soyadı, imzası ile onaylayan laboratuvar sorumlusunun adı, soyadı, imzası

Laboratuvar çalışmalarında analiz defterindeki değerler ilgili Laboratuvar Sorumluları tarafından incelenip onaylanır. Onaylanan sonuçlar laboratuvar personeli ve/veya Laboratuvar Sorumluları tarafından otomasyon programına (NEKLABOR) aktarılır. Her Laboratuvar Sorumlusunun otomasyon programında kendisine ait kullanıcı adı ve şifresi vardır. Laboratuvar Sorumluları kendi şifresiyle ancak kendi sorumluluğundaki analiz başlıklarına ulaşır. 

RAPORUN HAZIRLANMASI

Laboratuvar çalışmalarında “Analiz Defteri(P508F03)”indeki değerler Laboratuvar Sorumluları tarafından incelenip kendi şifresi ile NEKLABOR yazılım programından girilerek sonuç kısımlarına veriler kaydedilir. Akredite analizlerin yanına Laboratuvar Sorumluları tarafından sonuçlar girilirken akredite analiz işareti “*” konur. 

Raporun basılabilmesi için ilgili laboratuvar sorumluları tarafından Neklabor üzerinden onay verilmesi gerekmektedir. 

Hazır olan Muayene ve Analiz Raporlar Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Sorumlusu tarafından elektronik ortamdan kağıda aktarılır. Gerekli görüldüğünde açıklamalar kısmına yapılan analizle ilgili Laboratuvar Sorumluları tarafından yorumlar girilebilir. 

Analiz raporları, “TS EN ISO/IEC 17025 Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği için Genel Şartlar” standardına, TÜRKAK “R20-18Türkak Markalı Deney Raporları ve Kalibrasyon Sertifikalarına İlişkin Rehber” dokümanına ve “Kontrol Laboratuvarlarının Kuruluş, Görev, Yetki ve Sorumlulukları İle Çalışma Usul ve Esaslarının Belirlenmesine Dair Yönetmelik” mevzuatına uygun biçimde düzenlenir. “Muayene ve Analiz Raporu Örneği” EK-1 de verilmiştir. 

Raporların sol üst kısmında ‘İthalat’, ‘İhracat’ ve ‘Özel İstek’ durumu belirtilir. Laboratuvarda düzenlenen analiz raporları; ithalat ve ihracat raporları 3 kopya, özel istek raporları ise 2 kopya olarak hazırlanır. Düzenlenen raporlar reklam amacıyla kullanılamaz. Laboratuvar tarafından analiz raporlarının gizliliği esastır. 

Raporlara bir üst yazı hazırlanır. Tamamlanan raporların çıktıları alınır ilgili Laboratuvar Sorumlularına imzalatılır. İmzaları tamamlanan raporlar Laboratuvar Müdürü tarafından kontrol edilip onaylanır. Tüm kopyalar yaş imzalıdır. 

NEKLABOR yazılım programında bir sorun olursa; raporlar aynı formatta olmak suretiyle Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Sorumlusu tarafından elektronik ortamda yazılarak aynı işlemler uygulanır. Daha sonra yazılım programına işlenir.

Akredite analizler için raporda akreditasyon kurumunun adı ve logosu yer alır. Analiz raporunda akredite olan hiçbir analiz bulunmuyorsa TÜRKAK logosu kullanılmaz.

Özel İstek Analiz Raporlarında ise iki nüsha çıkartılıp bir nüsha dosyalanır, diğer nüsha ilgili firmaya müşterinin yazılı talebi doğrultusunda “Analiz Talep Formu(P404F01)”nda belirttiği şekilde ödemeyi İdari İşler Birim Sorumlusu aldığı fatura karşılığı raporu elden veya ücretini bankaya yatırıp dekontu İdari İşler Birim Sorumlusuna iletmesi sonucu faks/kargo/e-mail/elden ile gönderilir. Faksın ulaşıp ulaşmadığı konusunda müşteriden telefon ile bilgi alınır ve ilgili numaraya fakslandığını ispatlayan faks bildirim kâğıdı raporun aslı müşteri tarafından alınıncaya kadar raporla birlikte saklanır.Fakslama işlemi TSE EN ISO 17025 standardına uygun olarak müşteri bilgileri gizlilik prensibi dâhilinde talep formunda belirtilen numara dışında bir numaraya fakslama  yapılmaz. E-mail adresinin analiz talep eden müşterinin adına olup olmadığına dikkat edilir. Raporun aslı ve fatura kargo ile gönderilir. Kargo ile gönderim işleminden önce, raporlar zarflanır ve zarfın üzerine mutlaka teslim alacak kişinin adı, soyadı ve bağlı olduğu birim yazılır. ‘BU ZARF KİŞİYE ÖZEL GÖNDERİLMİŞ OLUP, SADECE İSMİ BELİRTİLEN YÖNETİCİ AÇMAYA YETKİLİDİR.’ kaşesi vurularak gönderilir. Analize ait fatura ayrı zarfa konur. Fatura zarfının üzerine ‘SAYIN YETKİLİ; ALDIĞINIZ HİZMETİN FATURASINI İÇEREN BU ZARFI, LÜTFEN MUHASEBENİZE TESLİM EDİNİZ.’ kaşesi vurularak gönderilir. İstendiğinde İngilizce ya da diğer dillerde rapor verilebilir.

Özel istek, İthalat ve ihracat amaçlı numunelerde analiz sonuçları ile ilgili “U: Uygun, UD: Uygun Değil veya DY: Değerlendirme Yapılamıyor” şeklinde bir ön değerlendirme içeren raporlar oluşturulur. 

Gönderilen raporların kalan nüsha kopyaları Numune Kabul ve Rapor Düzenleme Sorumlusu tarafından “Kayıtların Kontrolü Prosedürü(P413)” e göre dosyalanır.